Fuldmageter - det store problem

Mail sendt til bestyrelsen den 13-11-2025

Vedrørende fuldmagter til den ekstraordinære generalforsamling i Ejerforeningen Sæby Søbad den 15. november 2025.

Gennem de seneste år har det været praksis i ejerforeningen, at fuldmagter til generalforsamlingen hemmeligholdes for medlemmerne. Fuldmagterne bliver alene godkendt af dirigenten og derefter destrueret. Dette betyder, at medlemmerne aldrig får mulighed for at kontrollere gyldigheden af de anvendte fuldmagter.

Bestyrelsen har gennem næsten 10 år i gennemsnit modtaget mellem 30 og 40 fuldmagter pr. generalforsamling. Dette har i praksis medført, at bestyrelsens forslag altid er blevet vedtaget – uden gennemsigtighed i, hvem der har givet fuldmagt, og hvordan de er udfyldt.

Hvem giver deres fuldmagt til bestyrelsen?
Det ved vi ikke.

Er fuldmagterne lovligt udfyldt og afgivet af de rette ejere?
Det ved vi heller ikke.

Den hidtidige praksis er derfor stærkt problematisk og strider mod almindelige demokratiske principper for en ejerforening.

Den nye praksis – endnu mere uigennemsigtig

I indkaldelsen til den kommende ekstraordinære generalforsamling fremgår det, at reglerne for brug af fuldmagter nu lempes yderligere. Det anføres bl.a.:

Du kan give en fuldmagt til bestyrelsen.
Du kan give en fuldmagt til en anden husejer.
Der er vedlagt en fuldmagtsformular, men du kan også blot sende en mail eller sms til (navn på person ansat af bestyrelsen) med navn, husnummer og angivelse af, om du stemmer “JA” eller “NEJ” til bestyrelsens forslag.

Det er ikke acceptabelt, at en sms eller mail alene med navn, husnummer og et ja/nej-svar kan anvendes som gyldig fuldmagt.

En gyldig fuldmagt skal som minimum:

• klart angive hvem der er fuldmagtsgiver og hvem der er fuldmægtig,

• præcist beskrive hvad fuldmagten omfatter,

• angive hvilken generalforsamling og dato fuldmagten gælder for,

• samt være underskrevet af fuldmagtsgiverne.

Såfremt et hus har flere ejere, så skal:

• samtlige ejere være anført som fuldmagtsgivere.

Desuden er det uacceptabelt, at kontrollen med fuldmagterne alene foretages af én person, der er ansat og lønnet af bestyrelsen. Personen er hverken advokat eller revisor og dermed ikke underlagt særlige etiske krav.

Forslag til handling

Af hensyn til gennemsigtighed og demokrati finder vi det påkrævet:

1. At dirigenten afviser at godkende fuldmagter, som ikke opfylder ovenstående minimumskrav.

2. At referatet fra generalforsamlingen indeholder en oversigt over:

   • husnumre repræsenteret ved fremmøde,

   • husnumre repræsenteret ved fuldmagter,

   • samt hvilke husnumre der har givet fuldmagt til bestyrelsen.

Denne fremgangsmåde vil give medlemmerne mulighed for efterfølgende at kontrollere eventuelle fejl eller misforståelser – noget, der ikke har været muligt hidtil.

Såfremt dirigenten (hvis denne er advokat) vælger at se bort fra ovenstående, vil vi indgive en klage til Advokatnævnet.

Afsluttende bemærkning

Formålet med dette oplæg er ikke at skabe konflikt, men at sikre åbenhed, legitimitet og demokrati i foreningens beslutningsproces. En ejerforening bør altid fungere på et gennemsigtigt og fair grundlag, hvor alle medlemmer har tillid til, at deres stemme bliver korrekt behandlet.